Betriebskosten

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Betriebskosten / Nebenkosten Mietrecht

Betriebskosten im Mietrecht

Als Vermieter sind Sie verpflichtet, einmal pro Jahr die Betriebskostenabrechnung gegenüber Ihren Mietern zu erstellen. Als Vermieter haben Sie die Möglichkeit, laufende Kosten Ihrer Immobilie auf die Mieter umzulegen.

Die Betriebskostenverordnung stellt die gesetzliche Grundlage dafür dar, welche Betriebskosten im Mietrecht auf Mieter umgelegt werden können.

Betriebskostenabrechnung – Diese Mindestangaben müssen enthalten sein

Unsere Beratungspraxis zeigt regelmäßig, dass hinsichtlich der Betriebskostenabrechnung viele Unklarheiten bestehen.

Bereits formale Fehler bei der Abrechnung können dazu führen, dass Sie Ihre Betriebskosten nicht auf die Mieter umlegen können.

Für eine wirksame Umlagenvereinbarung der Betriebskosten ist es ausreichend, wenn Sie in Ihrem Mietvertrag mit Ihrem Mieter vereinbaren, dass der Mieter „sämtliche Betriebskosten zu bezahlen hat“. Eine konkrete Benennung aller einzelnen Betriebskostenarten ist nicht notwendig. Ausreichend ist es, wenn im Mietvertrag Bezug genommen wird auf die Betriebskostenverordnung, in der sämtliche Betriebskosten aufgelistet sind.

In der Betriebskostenabrechnung selbst müssen jedoch sämtliche Abrechnungspositionen der einzelnen Betriebskosten aufgelistet sein. Als Mindestangaben innerhalb der Betriebskostenabrechnung müssen die Gesamtkosten der jeweiligen Kostenart aufgeführt sein, die Berechnung des Anteils des Mieters, die Angabe des Abrechnungszeitraums sowie der zugrunde liegende Verteilungsschlüssel.

Von den insgesamt angefallenen Betriebskosten sind die vom Mieter getätigten Vorauszahlungen abzuziehen. Das entstandene Delta zwischen Gesamtkosten und bereits getätigten Vorauszahlungen stellt entweder die Nachzahlung oder das Guthaben des Mieters aus der Betriebskostenabrechnung dar.

Betriebskosten oder Nebenkosten – Was ist der Unterschied?

In der Bevölkerung ist der Begriff Nebenkosten ein allgemein zugänglicher Begriff, der landläufig verwendet wird. Gibt es einen Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten? Die Antwort ist klar: Nein!

Die gesetzliche Definition der Betriebskosten bzw. Nebenkosten findet sich in § 1 Abs. 2 BetrKV (Betriebskostenverordnung). Betriebskosten sind also wiederkehrende und laufende Kosten, die mit der Bewirtschaftung und dem bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie im Zusammenhang stehen.

Haben Sie mit Ihrem Mieter innerhalb des Mietvertrages vereinbart, dass die Betriebskosten vom Mieter zu bezahlen sind, so sind Sie verpflichtet, einmal jährlich über den vergangenen Abrechnungszeitraum die angefallenen Betriebskosten abzurechnen. Eine solche Abrechnung ist nicht notwendig, wenn Sie mit Ihrem Mieter eine Pauschalmiete (pauschale Warmmiete) oder einen pauschalierten Betrag für anfallende Betriebskosten (Betriebskostenpauschale) vereinbaren.

Welche Betriebskosten gibt es?

Grundsteuer

Sie können nach § 2 Nr. 1 BetrKV die Grundsteuer in vollständiger Höhe als Betriebskosten auf Ihren Mieter umlegen. Voraussetzung für die Umlage auf den Mieter ist, dass Sie dies entsprechend in Ihrem Mietvertrag vereinbart haben. Gegenüber der Kommune sind jedoch nach wie vor Sie als Eigentümer der Zahlungsschuldner. Werden mehrere Wohnungen innerhalb eines Objekts vermietet, wird die Grundsteuer nach Wohnfläche auf die Einzelwohnungen aufgeteilt.

Sollte die Gemeinde nachträglich in die Grundsteuer anheben, so sind Sie berechtigt, auch den erhöhten Grundsteuerbetrag von Ihrem Mieter einzufordern. Sollte bereits bei Erstellung der Betriebskostenabrechnung bekannt sein, dass sich die Grundsteuer erhöht, so erstellen Sie die Betriebskostenabrechnung „unter Vorbehalt“ und machen Sie diesen in der Abrechnung kenntlich.

Kosten der Wasserversorgung und Wasserzähler

Die Umlagefähigkeit auf den Mieter ergibt sich aus § 2 Nr. 2 BetrKV. Soweit in einem Gebäude in allen vorhandenen Wohnungen Wasserzähler eingebaut sind, ist der Vermieter verpflichtet, die Kosten des Wasserverbrauchs nach Verbrauch abzurechnen. Folgende Betriebskosten sind beim Wasserverbrauch auf den Mieter umlagefähig:

• Laufende Kosten und Betrieb der Wasseraufbereitungsanlage
• Wartungskosten der technischen Anlage
• Grundgebühren
• Kosten der Wasserzähler
• Grundstücks- und Hausentwässerung (Abwasser)
• Betrieb und laufende Kosten von Wasserpumpen

Entwässerung

Gebühren für die Grundstücks- und Hausentwässerung sowie laufende Kosten einer Entwässerungspumpe bzw. Kläranlage sind nach § 2 Nr. 3 BetrKV als Betriebskosten auf den Mieter umlagefähig. Kosten sind allenfalls dann nicht umlagefähig, wenn sie mit Maßnahmen von Reparatur- und Instandhaltungskosten zusammenhängen oder aber Anschlussgebühren an das Versorgungsnetz betreffen.

Kosten der Heizungsanlage

Die Kosten einer Gasheizung, eines Durchlauferhitzers oder einer Etagenheizung sind nach § 2 Nr. 4 BetrKV auf den Mieter umlegbar. Sie müssen jedoch beachten, dass gemäß der Heizkostenverordnung eine Umlage zwischen 50 % und 70 % verbrauchsabhängig zu erfolgen hat. Der übrige Anteil kann gemäß Wohnfläche auf die Mieter umgelegt werden.

Aufzugskosten

Kosten für einen Fahrstuhl in einem Mietobjekt zählen zweifelsfrei nach § 2 Nr. 7 BetrKV zu umlagefähigen Betriebskosten. Soweit ein Aufzug im Mietobjekt vorhanden ist, ist dieser Bestandteil des Mietgegenstandes und darf vom Mieter genutzt werden. Der Mieter ist daher verpflichtet, bei entsprechender Vereinbarung im Mietvertrag die damit im Zusammenhang stehenden laufenden Kosten zu tragen.

Hierzu gehören der erforderliche Betriebsstrom, Reinigungskosten, TÜV-Gebühren sowie etwaige Versicherungskosten. Grundsätzlich hat der Mieter ein Recht auf Mietminderung, wenn der Fahrstuhl nicht funktioniert. Als Vermieter müssen Sie jedoch darauf achten, dass die Höhe der Mietminderung sowohl von der Dauer des Ausfalls als auch von der Einschränkung des Mietgebrauchs abhängt. Sollte Ihr Mieter daher im Erdgeschoss wohnen, dürfte sich der Anspruch auf Mietminderung auf ein absolutes Minimum reduzieren, wenn nicht sogar gänzlich ausgeschlossen sein.

Gebäudereinigung und Müllbeseitigung

Die Hausreinigung sowie Betriebskosten als Treppenhausreinigung und Kellerreinigung sind ebenso nach § 2 Nr. 8 BetrKV auf den Mieter umlegbar, wie die Kosten des Winterdienstes oder Betriebskosten der Dachrinnenreinigung. Grundsätzlich hat Ihr Mieter das Recht, getätigte Arbeiten einzusehen. Sie sollten daher die von Ihnen eingesetzten Dienstleister bitten, entsprechende Dokumentation über erbrachte Leistungen zu führen, um der Nachweispflicht nachkommen zu können.

Sollten diese die Reinigungsarbeiten unzureichend ausführen, fordern Sie diese unverzüglich auf, die Leistungen nachzubessern. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass der Mieter entsprechende Mietminderung durchführen kann.

Gartenpflege als Besonderheit

Sofern die Kosten der Gartenpflege auf den Mieter umgelegt werden sollen, muss es sich hierbei zwingend ebenfalls um laufend anfallende Kosten handeln, damit diese als umlagefähige Betriebskosten eingestuft werden können. Lediglich sporadisch anfallende Einzelmaßnahmen stellen daher keine umlagefähigen Betriebskosten dar.

Nicht umlagefähig sind beispielsweise folgende Kosten, die mit der Gartenpflege im Zusammenhang stehen:

• Gartenarbeiten, notwendig geworden durch Regenfälle oder Stürme
• Aufräumaktionen und Beseitigung umgekippter Bäume aufgrund eines Unwetters
• Anschaffungskosten für Gartenpflege

Demgegenüber sind folgende Positionen als umlagefähige Betriebskosten von der aktuellen Rechtsprechung eingestuft worden:

• Personalkosten für Gärtner
• Pflege und Unterhaltung von angelegten Grünflächen
• laufende Kosten für Gerätschaften, Rasenmäher, Düngemittel
• Bewässerungskosten
• Erneuerung von Grünpflanzen und Gehölz
• Wartungskosten und Reparaturkosten für laufend benötigte Geräte

Beleuchtungskosten

Grundsätzlich können Beleuchtungskosten nach § 2 Nr. 11 BetrKV bei entsprechender Vereinbarung im Mietvertrag vom Mieter verlangt werden. Hierzu gehören jedoch nicht die Stromkosten des Sondereigentums, also der vermieteten Wohnung. Hierzu gehören vielmehr Stromkosten für die allgemein genutzten Flächen wie Außenanlagen, Treppenhäuser, Flure und Gänge. Ebenso werden hierunter Beleuchtungskosten für Waschküchen gefasst.

Schornsteinreinigung und Schornsteinfeger

Kosten für den Schornsteinfeger sind auf den Mieter umlegbar, § 2 Nr. 12 BetrKV. Hierunter fallen sowohl die Kehrkosten selbst, als auch weitere Kosten für etwaige Überprüfungsarbeiten oder Messprüfungen. Sollte es sich um Kosten einer einmaligen Inbetriebnahme einer neuen Heizungsanlage handeln, so sind diese vom Vermieter zu tragen.

Versicherungskosten

(Feuer-, Sturm-, Wasser-, Elementarschäden, Glasversicherung, Haftpflichtversicherung)

Versicherungskosten sind nach § 2 Nr. 13 BetrKV auf den Mieter umlegbar, soweit es sich hierbei um Sach- und Haftpflichtversicherungen handelt. Aus der Betriebskostenverordnung ergibt sich, dass es sich hierbei um Versicherungen für das Gebäude gegen Feuer, Sturm oder Wasser handeln muss. Ebenso sind hiervon Elementarschäden, die Glasversicherung sowie die Haftpflichtversicherung für das Gebäude umfasst.

Als Vermieter sind Sie glücklicherweise nicht verpflichtet, sämtliche Versicherungen im Einzelnen in der Betriebskostenabrechnung aufzulisten. Als Vermieter müssen sie das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten, weshalb Sie keine vermeidbaren Kosten auf den Mieter abwälzen dürfen.

Hauswartkosten

Umlagefähig sind die sogenannten Hauswartkosten. Hierbei handelt es sich um Lohn- bzw. Lohnnebenkosten, die ein Hauswart mit sich bringt. Hierunter sind Reinigungskosten zu verstehen, Lohnkosten hinsichtlich der Gartenpflege, Grundstücksüberwachung und Sicherheitsaufwendungen sowie beispielsweise die Leerung von Mülltonnen oder Betriebskosten hinsichtlich Winterdienst.

Nicht umlagefähig in diesem Zusammenhang sind beispielsweise Reparaturmaßnahmen, das Ablesen von Zählerständen oder Überwachungsleistungen von Bau- oder Schornsteinfegerleistungen.

Sonstige Betriebskosten

Sonstige Betriebskosten im Sinne des § 2 Nr. 17 BetrKV sind sämtliche laufenden Bewirtschaftungskosten und Betriebskosten, die nicht von den Regelungen des § 2 Nr. 1 – 16 BetrKV umfasst sind. Konkretisiert bedeutet dies, dass es sich hierbei um laufende und damit um wiederkehrende objektbezogene Kosten handeln muss. Diese müssen als Betriebs- und Wartungskosten eingestuft werden und einer ordnungsgemäßen Bewirtschaftung entsprechen.

Es liegt auf der Hand, dass es sich hierbei um wenig klar definierte Vorgaben handelt, die überwiegend durch die Rechtsprechung geprägt und definiert werden.

Welche Betriebskosten dürfen abgerechnet werden?

Als Vermieter sind Sie berechtigt, die Betriebskosten und Nebenkosten auf den Mieter abzuwälzen und auf diesen umzulegen. Hierfür ist es notwendig, dass die Parteien des Mietvertrages nach § 556 BGB vereinbart haben, dass der Mieter die Betriebskosten trägt. Eine solche vertragliche Vereinbarung stellt in der Praxis den Regelfall dar.

Hiervon abzugrenzen ist die sogenannte Betriebskostenpauschale bzw. Inklusivmiete. Bei diesen beiden Abrechnungsvarianten vereinbaren die Parteien einen Pauschalbetrag, der sich entweder auf die zu entrichtenden Betriebskosten oder auf die gesamte Miete (Inklusivmiete) bezieht.

Wie und wann erstellen Sie als Vermieter die Betriebskostenabrechnung?
Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung bei Ihrem Mieter sein?

Grundsätzlich leistet der Mieter monatliche Vorauszahlungen auf die auf Ihnen umgelegten Betriebskosten. Der Vermieter ist verpflichtet, jährlich die entstandenen Betriebskosten abzurechnen und eine entsprechende Betriebskostenabrechnung nach § 556 BGB zu erstellen.

Der Vermieter ist verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung über einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten zu erstellen, wobei die Betriebskostenabrechnung nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter vorzulegen ist. Sollte der Abrechnungszeitraum daher von Januar bis Dezember eines Jahres laufen, so ist der Vermieter verpflichtet, bis spätestens zum 31.12. des Folgejahres die Betriebskostenabrechnung erstellt zu haben. Nicht notwendig hingegen ist, dass der Abrechnungszeitraum einem vollständigen Jahr entspricht; eine Abrechnung beispielsweise vom 01.05. bis 30.04. des Folgejahres ist durchaus zulässig.

Zu beachten sind insbesondere die Fristen. Der Mieter hat beispielsweise die Möglichkeit, Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung zu erheben. Hierfür hat er nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB bei einem Wohnraummietvertrag 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit. Bei gewerblichen Mietverträgen sieht das Ganze teilweise schon wieder anders aus, da hier andere Fristen gelten können.

Etwaige Nachforderungen aus einer Betriebskostenabrechnung unterliegen grundsätzlich der Regelverjährung von drei Jahren, es sei denn, die Parteien haben mietvertraglich etwas Abweichendes vereinbart.

Wann und wie ist ein Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung möglich?

Die Möglichkeit gegen die Betriebskostenabrechnung Widerspruch einzulegen ist abhängig davon, ob es sich um eine Gewerbefläche oder um eine Wohnraumfläche handelt. Bei einem Wohnraummietvertrag unterliegt der Mieter hinsichtlich der Betriebskosten einer Zahlungsfrist von 30 Tagen, bis er die vom Vermieter geforderte Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung bezahlen muss.

Nach Ablauf dieses Zeitraums befindet sich der Mieter im Zahlungsverzug. Der Einspruch gegen die Betriebskostenabrechnung selbst muss innerhalb von 12 Monaten bei einem Wohnraummietvertrag erfolgen.

In einem Gewerbemietvertrag können die Parteien des Mietvertrages frei vereinbaren, innerhalb von welchem Zeitraum der Mieter Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung erheben kann. Der Zeitraum hierfür kann auf eine Dauer von drei Wochen befristet werden.

Nachzahlung aus einer Betriebskostenabrechnung auch bei pauschalen Nebenkosten?

Die Parteien des Mietvertrages (sowohl im Wohnraummietrecht wie auch im Gewerbemietrecht) können vereinbaren, dass der Mieter einen pauschalen Betrag für die Betriebskosten an den Vermieter entrichtet.

Haben die Parteien des Mietvertrages einen Pauschalbetrag für die Nebenkosten vereinbart, so können Sie als Vermieter keine Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung verlangen. Die pauschalen Betriebskosten sind vom Mieter zu entrichten, nicht mehr und nicht weniger.

Unsere Leistungen in Bezug auf Betriebskostenabrechnung für Gewerbevermieter

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Wir begleiten Sie bei der Erhöhung der Betriebskosten, die zwingend formale Voraussetzungen für eine wirksame Erhöhung erfüllen müssen.

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